La rentrée est maintenant passée et le train-train du quotidien a repris le dessus. Malgré un rythme de travail parfois différent, où un fonctionnement hybride (présentiel / distanciel) est devenu la norme, la charge de travail est restée la même. Pire, elle s’est même souvent démultipliée.
Et avec elle, le nombre de projets à mener a lui aussi connu une envolée. Comme s’il fallait absolument rattraper un temps que les entreprises considèrent comme perdu.
Mais prenons un peu de recul.
Car soyons réalistes, au milieu de tout cela, certains projets sont devenus moins pertinents.
Ajoutons à cela des besoins qui ont évolué, des ressources qui ont bougé et des budgets qui, dans la majorité des cas, ont diminué.
Et bien entendu, les disponibilités humaines ont-elles-aussi variées.
Il est vraiment temps de remettre tout cela à plat, vous ne trouvez pas ?
Et pour cela, rien de mieux que de lancer une phase de rationalisation.
Rationaliser, ça veut dire identifier les projets les meilleurs à un instant t en fonction du contexte, de l’état du projet et des ressources de l’entreprise. Cela permettra ensuite de se focaliser sur ces projets et d’ajourner, de modifier ou d’éliminer les autres.
Voici les 3 étapes de ma méthode personnelle pour réussir votre rationalisation de projets dans les meilleures conditions.
1. Lister les critères de sélection
L’objectif de cette étape est d’identifier les critères pertinents pour votre situation. Il s’agira des critères que nous utiliserons ensuite pour évaluer les projets. Pour être efficaces, les critères retenus doivent respecter quelques règles :
Être mesurables.
Être les plus objectifs possibles.
Être les moins soumis aux émotions et aux sentiments des évaluateurs.
Être en lien avec les contraintes de l’entreprise.
Être co-construits avec tous les acteurs et décideurs.
Être validés, partagés et acceptés par tous.
Et, enfin, la règle la plus importante :
les critères doivent être les mêmes pour tous les projets et ne doivent plus être modifiés tout au long de la phase de rationalisation des projets.
Les critères peuvent être de type ‘OUI / NON’ (Par exemple : Projet lié à un impératif légal ?) ou bien avoir une valeur libre (Budget actuel VS Budget prévisionnel).
Gardez toutefois bien en tête que la pertinence des comparaisons des projets dépendra de la simplicité à comparer les valeurs des critères entre les projets. Restez donc le plus simple possible et éviter trop de critères à valeurs libres ou des critères avec des échelles d’évaluation allant par exemple de 1 à 100.
De plus, pour être le plus efficace possible, ne multipliez pas le nombre de critères et limitez-vous à 7 critères maximum.
Enfin, si certains critères sont plus importants que les autres, positionnez une pondération maximale sur ceux-ci. Cela peut concerner par exemple les critères liés à des exigences réglementaires.
2. Lister les projets et évaluer les critères pour chacun d’eux
Cette étape qui peut sembler assez facile se révèle souvent la plus longue car il convient de réaliser une évaluation rigoureuse et objective pour chacun des projets.
La personne qui évalue un projet doit être en pleine connaissance de ce projet. Afin de limiter les risques liés à une évaluation trop (ou trop peu) favorable à un projet (souvent inconsciente), il est nécessaire que l’évaluation soit réalisée de manière croisée par une autre personne ; cette dernière devant disposer de tous les éléments nécessaires pour réaliser une évaluation éclairée et objective.
Si certains critères sont liés aux ressources disponibles et/ou nécessaires pour le projet, ces critères doivent être évalués à l’aune des ressources globales disponibles dans l’entreprise (indépendamment de leur réelle disponibilité qui sera réellement évaluée lors de la phase d’arbitrage).
3. Prioriser et arbitrer les projets et informer
La priorisation des projets consiste à trier les projets afin de les parcourir par ordre de priorité décroissante. Cela permet donc de favoriser les projets les plus prioritaires en termes de ressources et de planification.
Pour prioriser les projets, il faut uniquement se baser sur les critères de type OUI/NON et par pondération décroissante.
Par exemple pour un critère concernant le lien entre le projet et un impératif légal. Si un projet possède la valeur OUI à ce critère, il sera plus prioritaire qu’un projet qui a la valeur NON. Si les 2 projets sont évalués à OUI, on parcourra les critères OUI/NON de pondération inférieure pour pouvoir éventuellement les départager.
Une fois que les projets sont priorisés, l’arbitrage va consister à parcourir ces projets par priorité décroissante et à regarder pour chacun d’eux l’ensemble des critères. Un projet sera retenu :
s’il est indispensable (légalement par exemple).
OUs’il est prioritaire et dispose des ressources nécessaires dans l’entreprise (en fonction de ce qui a déjà été consommé par les projets plus prioritaires).
Si les ressources sont insuffisantes, il est possible de jouer sur la planification pour attendre la disponibilité des ressources ou de trouver du budget pour « acheter » des ressources.
Si cela n’est pas possible (je rappelle qu’il ne s’agit pas d’un projet indispensable), alors ce projet doit être arrêté, soit temporairement, soit totalement en attendant de trouver plus de ressources.
Le périmètre du projet peut également être revu pour limiter les ressources nécessaires.
Une fois l’arbitrage finalisé, il est INDISPENSABLE de communiquer et d’expliquer les choix réalisés afin qu’ils soient compris et acceptés par tous les acteurs des projets concernés.
Enfin, n’oubliez pas que le contexte évolue et qu’il convient de réaliser ce travail de manière régulière (avant même de lancer réellement un projet) et de repasser certains « anciens » projets qui pourraient s’éterniser sans réels résultats à la moulinette de la rationalisation.
C’est une démarche saine et qui favorisera l’engagement des acteurs et leur adhésion aux projets stratégiques et prioritaires.
Petite cerise sur le gâteau : rationaliser vos projets vous permettra d’économiser au minimum 20% du budget de vos projets.
Pour en savoir plus sur ces économies et pour revoir le processus, n’hésitez pas à suivre le replay du webinaire consacré à ce sujet sur notre blog et directement ICI.
Avec Ask’n Get by ARANSI, « l'allié des managers au quotidien », nous accompagnons le développement des compétences managériales par l'expérience et réconcilions les 3 piliers du savoir (théorie), du savoir-faire (conseils pratico-pratiques) et du savoir-être (mise en oeuvre contextualisée) en un seul et même endroit.
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