Nous voici entrés dans une nouvelle ère, celle où « le changement de paradigme n’est plus une option. »
Vous êtes actuellement confrontés à de profonds et rapides bouleversements dans vos vies personnelles et professionnelles ?
Vos entreprises se retrouvent dans la tourmente et dans l’obligation de repenser leurs modalités de travail ?
Certains d’entre vous recourent au maintien de leur activité en entreprise et d’autres au télétravail ?
Quelle que soit la situation, ces changements mettent les corps, les esprits et les relations sociales à rude épreuve et la « charge mentale » indissociable du quotidien s’alourdit encore.
En tant que manageur, vous êtes tout particulièrement soumis à la double pression liée aux attentes simultanées de vos collaborateurs et de votre direction : effet « cocotte-minute » garanti !
Objectif du jour : faire tomber la pression et vous aider à manager de façon pragmatique et pratique grâce à 4 piliers pour manager à distance en période de crise de manière efficace pour tous.
Mais avant tout, nous devons partir de 2 postulats simples mais essentiels :
Manager à distance en cette période de crise suppose une réflexion préalable et menée en tout premier lieu par votre entreprise, dans le respect de sa culture et de ses valeurs.
Manager à distance en cette période de crise suppose aussi que vous disposez ou pouvez disposer d’un espace dédié et délimité à votre domicile. Cet espace sera propice à vos besoins (concentration, qualité des échanges, etc) et son usage fera l’objet de l’instauration de règles simples et claires à respecter par l’entourage (heures d’occupation, moments dédiés à l’intrusion de la famille, etc).
Nous ne nous étendrons donc pas sur ces points.
A vous maintenant !
1er pilier : Vous
Vous ressentez peut-être un stress croissant face aux incertitudes du présent et du futur. Vous ressentez aussi celui de vos collaborateurs ou supérieurs.
Par ailleurs, le rapport au temps est totalement remis en question. Vous ne passerez probablement pas autant de temps dans les transports ou dans les activités diverses que vous aviez coutume de pratiquer.
Pourquoi ne pas en profiter pour utiliser ce temps pour vous poser, vous ressourcer afin d’abaisser votre niveau de stress (et du même coup celui de ceux qui vous entourent et travaillent avec vous) ?
Relativiser peut aussi être une option.
Pourquoi ne pas en profiter pour utiliser ce temps à repenser votre management et votre posture en accord avec votre fonctionnement, vos peurs, vos besoins, vos attentes ?
Pourquoi ne pas en profiter pour utiliser ce temps à repenser le fonctionnement, les peurs, les besoins et les attentes de vos collaborateurs et de votre direction ?
Votre 1ère ressource, c’est vous-même ! CQFD.
Comment souhaiteriez-vous évoluer en tant que personne ?
Comment aimeriez-vous faire évoluer votre management pendant cette période (communication, relations, objectifs, etc) ?
Quelle facette de vos compétences intrinsèques et extrinsèques voudriez-vous développer ?
Dans un environnement incertain, vous êtes délivrés de vos certitudes et surtout de celles de votre environnement. C’est le moment de libérer votre créativité ! N’en doutez pas ! Vous en avez et en donnant la permission et l’exemple à vos collaborateurs, vous leur permettrez de grandir à distance et de libérer leur potentiel et donc leur performance.
2ème pilier : Maintenir le lien et la communication avec les équipes
Vous aurez peut-être l’impression que nous enfonçons des portes ouvertes et néanmoins, ce qui peut sembler évident est bien souvent oublié : plus vous êtes éloignés et plus vous devez com-mu-ni-quer !
Oui… mais à bon escient.
Cela suppose l’instauration d’un cadre avec des règles explicites et partagées !
Le lien social est une des dimensions qui nous caractérise : « seul, on va plus vite, ensemble, on va plus loin » dit le proverbe.
Les rencontres physiques sont limitées ou interdites ?
Pour rompre l’isolement de chacun, fixer avec vos collaborateurs et votre direction des temps réguliers et spécifiques de rencontres (échanges personnels, réunions d’équipe ou de projets, etc).
Faîtes appel à votre ressource créative ou appuyez-vous sur celle des autres : par exemple, vous pouvez faire un court sondage pour déterminer la fréquence la plus appréciable pour tous à distance.
Faîtes « crisp », simple et pragmatique. Attention ! Il s’agit d’éviter les travers de la réunionite conventionnelle.
Pensez à cibler votre communication (horaire, durée, thème, ciblage de la population concernée, etc).
Il est important d’éviter de déplacer ou d’annuler un rendez-vous fixé.
La communication doit être courte, claire et concise.
Ordonnée, régulière et adaptée dans le fond comme dans la forme (support d’échange, intitulé, etc), elle rendra le message compréhensible. Pensez à vous inspirer de la façon dont votre organisation communique vers l’extérieur pour capter ses prospects ou clients.
N’oubliez pas qu’un message peut toujours être sujet à interprétation.
Astuce : pensez « feedback » et « feedforward ».
Feedback : Revenir sur ce qui vient de se passer : la sollicitation de vos collaborateurs ou supérieurs via une demande de reformulation vous permettra à tous de valider la compréhension du message. Un point de stress en moins !
Feedforward : Solliciter les options suggérées pour l’avenir qui permettent à tous de se projeter de façon constructive.
3ème pilier : Prioriser les tâches / Clarifier les responsabilités
A distance de vos collaborateurs et de vos supérieurs, les ressources peuvent vous manquer pour coordonner équipes, tâches et objectifs et le temps est distendu.
Une étape de clarification s’impose.
Vous pouvez :
Soit disposer de procédures et processus clairement définis et remis par votre entreprise à l’ensemble des salariés pour gérer le management à distance. Dans ce cas, appuyez-vous sur ces ressources entreprise essentielles sans oublier d’y intégrer les facteurs « incertitude et durée » du télétravail qui peuvent nécessiter quelques ajustements initiaux.
Soit définir vos propres procédures et processus de travail à distance. Dans ce cas, vous pouvez vous appuyer sur une co-construction en sollicitant vos collaborateurs et supérieurs à y participer. Pourquoi ? Les participants seront aussi les acteurs de leurs propres actions. Vous gagnerez ainsi tous du temps et de l’engagement.
A ce stade, faire du tri et se focaliser sur l’indispensable (ce qui est nécessaire au fonctionnement de l’équipe et des projets) permet de réaliser une gestion minimaliste et ciblée de l’activité.
Mieux vaut avancer au ralenti que de ne pas avancer du tout !
Puisqu’il s’agit d’une situation temporaire « à durée indéterminée », une certaine souplesse doit être convenue dans la réalisation de certaines tâches en lien avec les plannings initialement définis et les acteurs concernés. Vous abordez là une vraie gestion des priorités.
Selon vous, quelles sont les échéances prioritaires de votre équipe ou de vos projets ?
Quelles sont les tâches qui doivent être absolument menées à bien ?
Quelles sont celles susceptibles de « glisser » dans le calendrier ?
Quels objectifs devez-vous revisiter ?
Prioriser des tâches est un exercice difficile. Il devient carrément périlleux si vous omettez d’y associer les règles de fonctionnement habituelles (et exceptionnelles) et une clarification des responsabilités.
Le but est d’éviter une désorganisation généralisée sans changer radicalement un mode de fonctionnement qui a pu faire ses preuves au quotidien.
Reposez-vous sur une base solide !
Travaillez surtout à clarifier et/ou définir avec l’ensemble des acteurs.
« Qui fait quoi » dans le contexte de crise.
Les délégations de prise de décisions (sur quel périmètre et à quel degré un collaborateur est-il libre de prendre une décision ?).
4ème pilier : Exprimer la reconnaissance
La distance peut affecter certains réflexes de management, notamment en ce qui concerne la reconnaissance et son expression.
Peut-être avez-vous coutume d’exprimer avec votre façon bien à vous votre reconnaissance à vos collaborateurs… ou pas.
Attention ! Le contexte actuel dans ce dernier cas ne sera pas votre allié si vous ne consentez pas à vous remettre en question donc à travailler votre 1er pilier.
« Loin des yeux, loin du cœur »… Proverbe à méditer.Plus votre management sera distancié, plus votre communication devra être explicite et avec elle, les signaux de reconnaissance que vous enverrez à vos collaborateurs.
Comment se traduisent-ils en général ?
Ils peuvent prendre de multiples formes positives… ou négatives : un commentaire, un geste, une mimique, une tape dans le dos, un mot dans l’instant, etc.
En période de crise, vous perdez beaucoup d’occasions et de canaux pour l’exprimer et vous pouvez rapidement commettre un impair. L’introduction des « émojis » dans de nombreux échanges sur les réseaux sociaux est née en grande partie de la volonté de ne pas donner lieu à « mauvaise » interprétation mais la pratique montre ses limites.
Là encore, soyez clairs, concis et agissez dans le bon timing : vous avez apprécié une action, une parole de vos collaborateurs, faîtes-le leur savoir explicitement (à l’écrit ou à l’oral).
Tenez également compte du contexte pour limiter toute interprétation (en public ou en privé, à vous de le déterminer avec pertinence) et du facteur temps. Un message positif envoyé hors contexte et/ou trop tardivement est un message vidé de sa substance. Au mieux, il laissera un goût de raté, au pire, il pourra être interprété comme de l’ironie.
N’oubliez pas : les messages positifs sont autant de signaux qui valorisent nos savoirs, notre savoir-faire et notre savoir-être. Ils sont vecteurs d’énergie positives et viennent donc nourrir la motivation de vos collaborateurs.
Et n’oubliez pas 2 ingrédients magiques qui constituent les fondements de l’ensemble : l’intégrité et la confiance. Votre alignement et votre exemplarité seront essentiels pour donner envie à vos collaborateurs de vous suivre. La confiance en vous et en eux leur ouvrira le champ des possibles dans la réalisation de leurs tâches et leur prise d’initiative.
Bref, c’est le moment idéal de déployer vos ressources et d’en mettre en œuvre de nouvelles !
Bonne route !